Personuppgifter rekryteringsprocess

Behandling av personuppgifter

Information till dig som registrerad (som sökande till en tjänst eller som referensperson i ett rekryteringsförfarande)

Pandox AB (publ), org nr 556030-7885, (”Pandox”) är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som du som sökande eller ett av Pandox anlitat rekryteringsbolag tillhandahåller till Pandox i samband med din ansökan av en tjänst och som eventuellt samlas in om dig under rekryteringsförfarandet (notera att ett rekryteringsbolag kan vara separat ansvarigt för den behandling sådan aktör genomför). Pandox kan även behandla personuppgifter tillhöriga referenspersoner som en sökande angivit i samband med en ansökan och information som referenspersonerna lämnar om den sökande. Pandox kan även komma att samla in personuppgifter från allmänt tillgängliga källor. 

1. ÄNDAMÅLET MED SAMT DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN FÖR RESPEKTIVE BEHANDLING

Ansökan – annonserade tjänster 

1.1 Pandox behandlar dina personuppgifter inom ramen för det aktuella rekryteringsförfarandet för att bl.a. hantera, administrera och dokumentera rekryteringsprocessen. Detta sker efter en intresseavvägning där Pandox intresse att behandla din ansökan väger tyngre än den sökandes intresse till skydd för den personliga integriteten.  

Spontanansökan 

1.2 Vid en öppen intresseanmälan/spontanansökan behandlar Pandox din ansökan i syfte att se vilka tjänster som passar din profil och om din profil matchar Pandox eventuella behov. Detta sker efter en intresseavvägning där Pandox intresse att behandla din ansökan väger tyngre än den sökandes intressen till skydd för den personliga integriteten. 

Tester 

1.3 Pandox kan komma att behandla dina angivna svar och testresultat från färdighets- och/eller personlighetstester som ett led i rekryteringsprocessen för att få ett bättre och säkrare beslutsunderlag inför en eventuell anställning av nya medarbetare. Svar som angivits vid tester och testresultat används som ett kompletterande bedömningsunderlag i rekryteringsprocessen. Det är frivilligt för sökande att utföra färdighets- och/eller personlighetstester. En sådan behandling sker efter en intresseavvägning där Pandox intresse att behandla dina angivna svar i utförda färdighets- och/eller personlighetstester samt testresultat väger tyngre än den sökandes intressen till skydd för den personliga integriteten. I undantagsfall kan känsliga personuppgifter komma att behandlas och Pandox kommer då att inhämta ett skriftligt samtycke från den sökande innan testet påbörjas. Personuppgifter från färdighets- och personlighetstester kan komma att bli föremål för profilering för att Pandox ska kunna få fram eventuella testresultat och/eller personlighetsprofiler. 

Referenspersoner 

1.4 I samband med ett rekryteringsförfarande kan Pandox komma att behandla personuppgifter tillhöriga referenspersoner. En sådan behandling sker i syfte att inhämta information om den sökandens tidigare arbetsinsatser och annan information som kan vara av betydelse för rekryteringsförfarandet. Behandlingen sker efter en intresseavvägning där Pandox intresse att behandla personuppgifter tillhöriga referenspersoner väger tyngre än referenspersonernas intressen till skydd för den personliga integriteten. 

2. KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER

2.1 Pandox behandlar följande personuppgifter om den sökande: namn, adress, telefonnummer, e-mailadress, genomförd utbildning, kompetenser och tidigare erfarenhet genom ditt CV, foto, intyg, betyg och annan information som du lämnat till oss så som tidigare eller nuvarande arbetsgivare, uppgifter som lämnas av de som angivits som referenser, eventuella löneanspråk, anteckningar från intervjuer, eventuella svar som du angivit samt testresultat från färdighets- och/eller personlighetstester som du utfört som ett led i rekryteringsprocessen. Därtill kan även andra personuppgifter behandlas som du valt att delge i ditt CV, personligt brev eller andra dokument.  

2.2 Pandox kan komma att behandla följande personuppgifter tillhöriga referenspersoner: namn, kontaktuppgifter, arbetsgivare och yrkestitel. 

2.3 Pandox kommer, i den utsträckning det är möjligt, att undvika att behandla känsliga personuppgifter om dig. I de fall känsliga personuppgifter kommer att behandlas inhämtas samtycke från den registrerade innan en sådan behandling påbörjas.   

3. KATEGORIER AV MOTTAGARE

3.1 Mottagare som kan komma att ta del av dina personuppgifter är personuppgiftsbiträden till Pandox såsom: i) leverantörer av IT-system, ii) leverantörer som tillhandahåller färdighets- och personlighetstester till Pandox, samt iii) rekryteringsbolag som assisterar Pandox i rekryteringsprocessen.  

3.2 Vid inhämtande av referenser kommer de referenspersoner som du angivit att få information om att du ansökt om en tjänst hos Pandox.  

4. ÖVERFÖRING

4.1 Pandox eller personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för Pandox räkning kan komma att föra över personuppgifter till ett tredjeland utanför EU/EES. Vid en överföring till ett tredjeland kommer Pandox tillse att lämpliga säkerhetsåtgärder har vidtagits. Sådana lämpliga säkerhetsåtgärder kan exempelvis vara att: 

i) tillse att parterna (exempelvis data exportören och data importören) ingår EU-kommissionens standardavtalsklausuler; eller 

ii) om överföring sker inom en koncern kontrollera om koncernen har tagit fram bindande företagsbestämmelser (s.k. Binding Corporate Rules) godkända av en relevant tillsynsmyndighet. 

4.2 Pandox tillser att all överföring till tredje part och tredjeland sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. 

5. VARAKTIGHET

5.1 Personuppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen raderas (om inte annat följer av nationell lag) i följande fall: 

a. då det står klart att sökanden inte kommer att erbjudas anställning, 

b. om en sökande tackar nej till erbjudandet om anställning, eller 

c. när rekryteringsprocessen avslutas. 

5.2 Pandox kan dock komma att spara ansökningshandlingar i upp till två år efter avslutad rekrytering i enlighet med diskrimineringslagen. Ansökningshandlingar som leder till anställning bevaras under hela anställningsförhållandet. 

5.3 I vissa fall kan Pandox be om att få spara din ansökan inklusive resultat från genomförda tester inför framtida rekrytering till liknande tjänster. Vid en sådan förfrågan kommer Pandox att inhämta ett skriftligt samtycke från sökanden vars personuppgifter Pandox vill spara.

6. AUTOMATISERAT BESLUTSFATTANDE

Ansökningshandlingar är inte föremål för automatiserat beslutsfattande. Alla ansökningar genomgås och bedöms av HR-ansvarig eller annan ansvarig person hos Pandox.

7. DINA RÄTTIGHETER

7.1 Som registrerad har du rätt att kostnadsfritt begära information från Pandox om behandlingen av dina personuppgifter. Pandox kommer på din begäran, eller på eget initiativ, rätta eller radera felaktiga personuppgifter, och/eller begränsa behandlingen av dessa. Därutöver har du rätt att i vissa fall kunna invända mot behandlingen och kräva att personuppgifterna lämnas ut till dig på ett IT-medium (dataportabilitet). För att utöva dina rättigheter kan du skicka en begäran till Pandox via post eller e-post (se kontaktuppgifter nedan).  

7.2 Du har rätt att när som helst återkalla ett samtycke, om behandlingen grundar sig på samtycke. Observera att ett återkallande inte påverkar lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades. 

7.3 Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss eller lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se).

Se vidare om den personuppgiftsbehandling som Pandox utför på https://www.pandox.se/sv/Integritetspolicy/.

Om du som registrerad har frågor om hur Pandox behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på info@pandox.se.

Personuppgiftsansvarig är Pandox AB (publ), org nr 556030-7885, Vasagatan 11, Box 15, 101 20 Stockholm, www.pandox.se.