Personuppgifter aktieägare
Behandling av personuppgifter
Information till dig som registrerad (aktieägare)
Pandox AB (publ), org nr 556030-7885, (”Pandox”) är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter tillhöriga aktieägare, representanter för aktieägare (ombud och biträden) samt övriga personer som inte är aktieägare men som närvarar vid en bolagsstämma.
1. ÄNDAMÅLET MED BEHANDLINGEN
Aktiebok
1.1 Euroclear Sweden AB (”Euroclear”) ansvarar för att föra Pandox aktiebok. Enligt svensk lag är Euroclear som värdepapperscentral personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som aktieboken innebär.
Bolagsstämma
1.2 Pandox och Euroclear behandlar dina personuppgifter som separat personuppgiftsansvariga i samband med en bolagsstämma. Detta innebär att Pandox kan samla in dina personuppgifter och tillhandahålla dessa till Euroclear. Pandox kommer att behandla personuppgifter för att kunna kalla aktieägare samt hantera och genomföra en bolagsstämma (ordinarie, fortsatt eller extrainsatt). Sådan behandling kan bestå i att exempelvis upprätta röstlängd och röstlängdsregistrering, genomföra omröstning och upprätta stämmoprotokoll. Pandox behandlar även dina personuppgifter om du skickar en begäran till Pandox om att ta upp ett visst ärende på bolagsstämman samt annan kommunikation i samband med bolagsstämman. Pandox kan, efter särskilt beslut, meddela att omröstning i vissa fall kan ske via post eller elektroniska hjälpmedel. Vid en sådan omröstning kommer dina personuppgifter att behandlas för att administrera och hantera omröstningen.
1.3 Vid administration av och genomförande av en bolagstämma eller omröstning via post eller elektroniska hjälpmedel kommer följande personuppgifter att behandlas: kontaktinformation (t.ex. namn, adress, telefonnummer och epost), födelsenummer och personnummer, finansiell information (t.ex. rösträtt på bolagsstämman och rättigheter kopplade till ägandet), anteckningar i stämmoprotokoll, information om representanter och vem representanten representerar, i vissa fall kan även fotografier, videoinspelningar och ljudupptagningar inspelas under en bolagsstämma.
Rättsliga krav
1.4 Pandox kan komma att behandla dina och ditt ombuds personuppgifter vid en eventuell tvist eller rättsprocess i syfte att hantera och bemöta rättsliga krav.
1.5 Följande personuppgifter kommer att behandlas vid en eventuell tvist eller rättsprocess: kontaktinformation (t.ex. namn, adress, telefonnummer och epost), födelsenummer och personnummer och aktieinnehav.
Övriga rättsliga skyldigheter
1.6 Pandox behandlar dina personuppgifter för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter enligt aktiebolagslagen och bokföringslagen. Sådana behandlingar kan exempelvis bestå av aktieutdelning och bokföring av räkenskapsmaterial.
1.7 Vid Pandox behandling av dina personuppgifter för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter kommer samtliga personuppgifter som är nödvändiga att behandlas.
2. RÄTTSLIG GRUND
Behandlingen som sker i samband med bolagsstämmor, rättsliga krav och övriga rättsliga skyldigheter är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som följer av aktiebolagslagen, bokföringslagen eller annan relevant lag.
3. VARIFRÅN KOMMER DINA PERSONUPPGIFTER?
Pandox samlar in dina personuppgifter direkt från dig som aktieägare eller från din representant. I vissa fall kan Pandox samla in personuppgifter om dig som aktieägare från Euroclear eller offentliga register och källor.
4. KATEGORIER AV MOTTAGARE
4.1 Dina personuppgifter kan komma att överföras mellan bolag i Pandoxgruppen i syfte att administrera utskick, kontakt i diverse frågor i samband med uppfyllandet av ändamålen samt bokföring av räkenskapsmaterial m.m.
4.2 Vidare kan dina personuppgifter överföras till Euroclear för hantering av bolagsstämmor och aktiebok. Överföring kan även ske till underleverantörer, revisorer, advokatbyråer och andra som för Pandox’ räkning eller som separat ansvariga utför tjänster/uppdrag åt Pandox i samband med uppfyllandet av ändamålen med behandlingen.
5. ÖVERFÖRING
Pandox lagrar endast dina personuppgifter inom EU/EES. Om överföring till tredjeland sker i undantagsfall kommer Pandox att tillse att det finns rättsliga grunder för en sådan överföring samt förse dig med erforderlig information.
6. VARAKTIGHET
6.1 Pandox lagrar inte personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt för att uppfylla det ändamål för vilket personuppgifterna samlades in.
6.2 Stämmoprotokoll hålls tillgängligt och förvaras i enlighet med aktiebolagslagens regler och så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med en sådan behandling.
6.3 Personuppgifter som ingår i räkenskapsinformation bevaras i enlighet med bokföringslagens regler fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
7. DINA RÄTTIGHETER
7.1 Som registrerad har du rätt att kostnadsfritt begära information från Pandox om behandlingen av dina personuppgifter. Pandox kommer på din begäran, eller på eget initiativ, rätta eller radera felaktiga personuppgifter, och/eller begränsa behandlingen av dessa. Anser Pandox att en behandling ändå behöver ske ankommer det Pandox att visa att det finns intressen som väger tyngre.
7.2 Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss eller lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se).
Se vidare om den personuppgiftsbehandling som Pandox utför på https://www.pandox.se/sv/Integritetspolicy/.
Om du som registrerad har frågor om hur Pandox behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på info@pandox.se.
Personuppgiftsansvarig är Pandox AB (publ), org nr 556030-7885, Vasagatan 11, Box 15, 101 20 Stockholm, www.pandox.se.